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コミュニケーションは人間関係を築く上で不可欠ですが、質問の繰り返しは相手を不快にさせることがあります。この記事では、質問の意味と対処法について解説し、円滑なコミュニケーションを実現するコツをご紹介します。不快感やイライラを避け、相手との信頼関係を築くための効果的な質問術を身につけましょう。
相手を不快にさせない質問の仕方を身に着けよう
質問は、コミュニケーションを築く上で非常に重要な要素です。しかし、質問を繰り返しすることで相手を不快にさせてしまうことがあります。本記事では、質問の意味と対処法について解説し、円滑なコミュニケーションを実現するコツをご紹介します。
質問を何度も繰り返す悪影響
質問を何度も続ける行為は、相手に対して尋問のように感じられ、その結果、相手の不快感や抵抗心を引き起こすことがあります。コールセンターでは、お客様へ多くの質問をしなければいけない場面が多い為、適切な質問をすることはコミュニケーションの質を高める上で欠かせないスキルです。相手が何度も同じ質問を受けると、以下のような悪影響が起こることがあります
1.不快感
相手は何度も同じことを聞かれることで、自分の話が理解されていないと感じる可能性があります。
2.イライラ
繰り返しの質問は相手の忍耐を試すことになり、イライラやストレスを与えかねません。
3.意欲低下
相手は質問に答えることが苦痛になり、コミュニケーション全体の意欲が低下する可能性があります。
対処法
こうした悪影響を回避し、円滑なコミュニケーションを築くためには、以下で紹介する対処法が役立ちます。
1.質問の重複を避けるために注意する
相手が既に回答した質問を再度質問する前に、よく考えてから質問するように心掛けましょう。また、質問リストを作成しておくことで漏れがなくなります。
2.3回目の質問では意見を添える
思う様な回答を得られず何度も同じ内容を質問する場合は、「しつこい」「失礼だ」などと思われない様に、3回目になった時点で自分の意見や理解を添えることで、相手に興味を持ってもらいやすくなります。例えば「この●●について、私は●●だと思うのですが…」といった具合です。
3.フィードバックを大切にする
相手が回答した内容に対して感謝の意を示すことで、より良いコミュニケーションを築くことができます。適切なタイミングで「お話を聞いてくださってありがとうございます」と言葉に出すことを忘れないでください。
4.質問を整理し、的確に伝える
質問の意図や意味を明確にすることで相手もスムーズに回答できます。冗長な表現や不明瞭な質問は避け、的確な内容を伝えるようにしましょう。
5.積極的にリスニングする
自分の聞き洩らしのせいで何度も同じ質問を行うのは失礼です。リスニング能力を高めることで、最低限の質問で済ましましょう。
まとめ
相手を不快にさせることなく、円滑なコミュニケーションを実現するためには、質問の重複を避け、3回目の質問では意見を添えるなどの対処法を取り入れることが重要です。相手との信頼関係を築くために、適切なコミュニケーションスキルを磨きましょう。ぜひ上記のポイントを心に留めてください。